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Datenschutzerklärung

Dokument-Nr.	SW-LEG-003
Version	v3.1 (Entwurf zur rechtlichen Prüfung)
Stand	2026-08-12
Verbindliche Sprachfassung	Deutsch
Vertraulichkeit	Zur Veröffentlichung bestimmt

Entwurf zur anwaltlichen Prüfung. Gegenüber der Vorfassung sind die Empfänger namentlich benannt und die Rollenverteilung nach Art. 4 DSGVO getrennt dargestellt. Stellen in eckigen Klammern [ ] sind noch zu ergänzen.

1. Zwei Rollen (bitte zuerst lesen)

Diese Erklärung betrifft zwei voneinander getrennte Sachverhalte. Welcher Abschnitt für Sie gilt, hängt davon ab, wie Sie mit uns in Berührung kommen.

Sachverhalt	Unsere Rolle	Abschnitt
Sie besuchen unsere Internetseiten oder nehmen Kontakt zu uns auf	Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO	3 bis 7
Sie arbeiten als beschäftigte Person eines Kundenunternehmens mit unserer Software	Auftragsverarbeiter nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO	8

Im zweiten Fall entscheidet Ihr Arbeitgeber darüber, welche Daten verarbeitet werden und wie lange. Wir handeln dort ausschließlich auf dessen Weisung. Anträge auf Auskunft oder Löschung richten Sie deshalb an Ihren Arbeitgeber; leiten Sie sie an uns, geben wir sie unverzüglich dorthin weiter und beantworten sie nicht selbst.

2. Verantwortlicher

SINWOO International GmbH Hans-Rother-Steg 85, 61440 Oberursel (Taunus), Deutschland Vertreten durch den Geschäftsführer Seung Ho Choi Handelsregister: HRB 12372, Amtsgericht Bad Homburg v. d. Höhe Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: [zu ergänzen] E-Mail: info@sinwoo-itc.com Telefon: [zu ergänzen]

Datenschutzbeauftragter: [zu entscheiden; siehe Fragenliste]

Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

3. Aufruf unserer Internetseiten

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server die technisch erforderlichen Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statusmeldung sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Merkmal	Angabe
Zweck	Auslieferung der Seite, Betriebssicherheit, Abwehr missbräuchlicher Zugriffe
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb
Speicherdauer	[zu ergänzen]
Empfänger	Amazon Web Services EMEA SARL als Betreiber der Serverinfrastruktur, Frankfurt am Main

Cookies und Analyse. Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken ein und binden keine Inhalte fremder Server ein. Schriftarten, Skripte und Bilder werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist deshalb für den Seitenaufruf nicht erforderlich. Innerhalb der Anwendung wird ein technisch erforderliches Sitzungscookie gesetzt, das die Anmeldung aufrechterhält und mit dem Ende der Sitzung entfällt.

4. Kontaktaufnahme

Nutzen Sie das Kontaktformular oder schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Merkmal	Angabe
Daten	Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht
Zweck	Bearbeitung der Anfrage, Abstimmung eines Termins
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anbahnung eines Vertrages, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer	Bis zur abschließenden Bearbeitung. Danach Löschung, soweit keine handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht besteht
Empfänger	Amazon Web Services EMEA SARL für den Versand und die Zustellung von E-Mail, Frankfurt am Main

5. Vertragsabwicklung und Zahlung

Schließen Sie als Unternehmen einen Vertrag über die Nutzung unserer Software, verarbeiten wir die zur Begründung, Durchführung und Abrechnung des Vertrages erforderlichen Angaben.

Merkmal	Angabe
Daten	Firmierung, Anschrift, Registerangaben, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ansprechperson mit Kontaktdaten, Angaben zum Vertrag sowie zu Rechnungen und Zahlungen
Angaben zum Zahlungsmittel	Bei SEPA-Lastschrift: Kontoinhaber, IBAN und Mandatsreferenz. Bei Kartenzahlung: Kartenart, die letzten Stellen der Kartennummer, die Gültigkeit sowie ein Verweis auf das beim Zahlungsdienstleister hinterlegte Zahlungsmittel. Die vollständige Kartennummer wird bei uns nicht gespeichert.
Zweck	Begründung und Durchführung des Vertrages, Rechnungsstellung, Einzug des Entgelts, Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und Abrechnung. Für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB
Speicherdauer	Rechnungen und Zahlungsbelege zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres ihrer Ausstellung. Mandat und Nachweis der Mandatserteilung [zu ergänzen]
Empfänger	Das kontoführende Kreditinstitut des Anbieters für den Einzug. Bei Kartenzahlung zusätzlich der Zahlungsdienstleister. Amazon Web Services EMEA SARL als Betreiber der Serverinfrastruktur, Frankfurt am Main

Die vertraglichen Regelungen zum Zahlungsweg, zur Vorabankündigung und zum Widerruf des Mandats stehen in Ziffer 8b der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Zur Prüfung, zwei Punkte: (1) Aufbewahrung des Mandats. In Betracht kommen zwei Anknüpfungen: die Frist, innerhalb derer eine eingelöste Lastschrift noch zurückgegeben werden kann, oder die regelmäßige Verjährung. Welche maßgeblich ist, ist zugleich davon abhängig, ob Basis- oder Firmenlastschrift gewählt wird (siehe Anmerkung zu Ziffer 8b der Allgemeinen Geschäftsbedingungen). (2) Gegenwärtiger Stand der Anwendung. Die Anbindung an einen Zahlungsdienstleister ist noch nicht hergestellt, und die Erteilung eines Mandats wird noch nicht aufgezeichnet. Der Abschnitt beschreibt insoweit den vorgesehenen Zustand. Vor Veröffentlichung ist abzugleichen, welche der genannten Daten tatsächlich anfallen; der Name des Zahlungsdienstleisters ist zu ergänzen, sobald er feststeht.

6. Ort der Verarbeitung

Sämtliche Verarbeitungen finden in Rechenzentren in Frankfurt am Main statt (Region eu-central-1). Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Zur Prüfung: Der Posteingang der Unternehmens-E-Mail-Adresse wird bis zum Abschluss der Umstellung noch bei einem Anbieter mit Sitz außerhalb der Europäischen Union geführt. Für die Republik Korea besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 17. Dezember 2021. Zu klären ist, ob dieser Umstand hier auszuweisen ist oder ob die Umstellung vor Veröffentlichung abgeschlossen sein muss.

7. Ihre Rechte

Sie können jederzeit

Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO),
deren Berichtigung verlangen (Art. 16 DSGVO),
deren Löschung verlangen (Art. 17 DSGVO),
die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 18 DSGVO),
die Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten verlangen (Art. 20 DSGVO),
einer Verarbeitung widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt ist

(Art. 21 DSGVO),

eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Ein Anspruch auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Das betrifft insbesondere Unterlagen, die nach § 147 AO oder § 257 HGB aufzubewahren sind. In diesen Fällen schränken wir die Verarbeitung ein und löschen nach Ablauf der Frist.

8. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Setzt Ihr Arbeitgeber unsere Software ein, verarbeiten wir Ihre Daten in seinem Auftrag. Grundlage ist ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher ist Ihr Arbeitgeber, nicht wir.

7.1 Welche Daten dabei verarbeitet werden

Bereich	Daten
Benutzerkonto	Anmeldename, Name, Kennwort als Einweg-Hashwert, Sprache, Berechtigungen, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche
Personalstammdaten	Name, Personalnummer, Abteilung, Position, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Eintritts- und Austrittsdatum, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche
Lohnbuchungen	Abrechnungsmonat, Lohnarten, Beträge, Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Originaldatei der Abrechnung
Reisekosten und Auslagen	Datum, Ort, Zweck, Betrag, Belegbild, Teilnehmende bei Bewirtungen, Genehmigungsverlauf
Geschäftsvorfälle	Angaben zu Geschäftspartnern einschließlich Ansprechperson, Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung
Protokolle	IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, geänderte Werte vor und nach der Änderung

7.2 Wer die Daten dabei erhält

Empfänger	Wofür	Ort
Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg	Betrieb von Rechenleistung, Datenbank und Belegspeicher	Frankfurt am Main
Amazon Web Services EMEA SARL	Maschinelles Auslesen von Belegen mit einem KI-Dienst (Amazon Bedrock, Modell Anthropic Claude)	Frankfurt am Main
Amazon Web Services EMEA SARL	Versand von Systemnachrichten per E-Mail	Frankfurt am Main
Finanzverwaltung über die Schnittstelle ELSTER	Abgabe gesetzlich vorgeschriebener Steuermeldungen im Namen des Kundenunternehmens	Deutschland

Zum maschinellen Auslesen von Belegen. Belegbilder werden zur Erkennung von Betrag, Datum, Steuersatz und Geschäftspartner an einen KI-Dienst übergeben. Die Verarbeitung findet in Frankfurt am Main statt. Die Inhalte werden nach den Bedingungen des Anbieters nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht über die Bearbeitung der einzelnen Anfrage hinaus gespeichert. Das ausgelesene Ergebnis ersetzt das Original nicht; die Prüfung obliegt der bearbeitenden Person.

7.3 Wie lange

Die Aufbewahrungsdauer bestimmt Ihr Arbeitgeber im Rahmen der gesetzlichen Fristen. Für Buchungsbelege und Bücher gilt regelmäßig § 147 AO, für Handelsbücher § 257 HGB.

7.4 Schutzmaßnahmen

Kennwörter werden ausschließlich als Einweg-Hashwert gespeichert. Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt. Datenträger und Belegspeicher sind verschlüsselt. Der Zugriff ist auf das jeweilige Kundenunternehmen begrenzt; Änderungen und Zugriffe werden protokolliert. Die weiteren Maßnahmen sind im Dokument über die technischen und organisatorischen Maßnahmen beschrieben und werden Kunden auf Anforderung vorgelegt.

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die auf unseren Internetseiten veröffentlichte Fassung.